Apartman çatısı için teklif nasıl toplanır? Yöneticiye adım adım rehber

Kurulda en çok tartışılan konu çoğu zaman çatının kendisi değil, tekliflerdir. Bir teklif diğerinin iki katından fazlaysa ve kimse farkın nereden geldiğini açıklayamıyorsa, toplantı karar alınmadan dağılır. Bu yazı apartman yöneticisi çatı rehberinin dördüncü adımını anlatır: teklifleri karşılaştırılabilir şekilde toplamak.

Tekliflerin nasıl okunacağı ayrı bir konu; onu çatı teklifi nasıl okunur yazısında anlattık. Burada odak, teklif gelmeden önce yapılması gerekenler.

1. Kısa bir iş tanımı yazın

Firmalara “çatımız akıtıyor, gelip bakar mısınız?” demek yerine yarım sayfalık bir tanım gönderin. Herkes aynı bilgiyle başlarsa teklifler de aynı işi fiyatlar.

• Sorun: ne görüldü, nerede, ne zamandır (ör. “3 ve 4 numaralı son kat dairelerinde yağmurdan sonra tavan lekesi, iki kıştır”)
• Çatı: tipi, yaklaşık yaşı, son işin yılı
• Alan: biliniyorsa yaklaşık m²; bilinmiyorsa bina oturum alanı ya da kat planı
• Fotoğraflar: dışarıdan çatı, çatı arası, iç mekândaki lekeler
• Erişim: sokak genişliği, iskele kurulabilecek alan, otopark, komşu bina mesafesi
• Beklenti: onarım mı istiyorsunuz, yenileme seçeneğini de mi görmek istiyorsunuz?

Sonuncusu önemlidir. Bir firma lokal onarım, diğeri komple aktarma fiyatlarsa iki teklif karşılaştırılamaz. Her iki seçeneği de istiyorsanız, iki seçeneği de herkesten isteyin.

2. Firmaları nereden bulmalı?

• Komşu binaların yöneticileri: son iki üç yılda çatı yaptıran bina var mı, memnun kaldılar mı?
• Profesyonel site yönetim firmaları ve yönetim yazılımlarının tedarikçi listeleri
• İnternet aramaları ve harita kayıtları: yorumlardan çok, fotoğraflı tamamlanmış işlere bakın
• Mahalle muhtarlığı ve kapı görevlileri: bölgede çalışan ekipleri tanırlar

Bir firmayı listeye almadan önce iki şey sorun: yazılı teklif veriyor mu ve gidip görülebilecek bir referans binası var mı?

3. Keşif günü hazırlığı

Keşif, teklifin kalitesini belirler. Firmanın çatıyı gerçekten görmesini sağlayın.

• Çatı arasının anahtarını ve giriş yolunu hazır edin
• Sızıntı olan son kat dairelerinden randevu alın; firma içeriden de bakmalı
• Bina bilgi kartını ve eski teklif ya da garanti belgelerini yanınızda bulundurun
• Mümkünse tüm firmaları aynı hafta içinde çağırın; aradan geçen zamanda hava ve hasar değişebilir

Keşifte firmanın ne yaptığına dikkat edin. Ölçü alıyor mu, çatı arasına giriyor mu, fotoğraf çekiyor mu? Beş dakikada aşağıdan bakıp fiyat veren firmanın teklifi büyük olasılıkla eksik kapsamlıdır.

4. Yazılı ve kalem kalem teklif isteyin

Telefonda ya da WhatsApp'ta söylenen rakam teklif değildir. Her firmadan şunları içeren yazılı teklif isteyin:

• Teklif tarihi ve geçerlilik süresi
• İş kapsamı: hangi alan, ne yapılacak
• Malzeme: marka ve cins, yalnızca “1. kalite kiremit” değil
• Altyapı: su yalıtım örtüsü, çıta, çürük ahşap yenileme dahil mi
• İskele, söküm, moloz ve temizlik
• Süre ve başlangıç tarihi
• Ödeme planı
• Garanti süresi ve kapsamı

Bu satırların hepsi ücretsiz yönetici dosyasındaki karşılaştırma tablosunda hazır.

5. Eksikleri aynı soruyla tamamlatın

Teklifler geldiğinde neredeyse her zaman bir şey eksiktir. Bir firma iskeleyi yazmamıştır, bir diğeri ahşap yenilemeyi “gerekirse ayrıca” diye geçmiştir. Eksik kalemi her firmaya aynı cümleyle sorun ve cevabı yazılı alın:

“Teklifinizde çürük ahşap yenilemesi var mı? Yoksa metrekare ya da metre başına birim fiyatınız nedir?”

Birim fiyat almak önemlidir. Söküm sonrası çıkan sürpriz hasar, ancak önceden bilinen bir birim fiyatla adil şekilde hesaplanabilir.

6. Tek tabloya koyun

Kurula üç ayrı PDF götürmeyin. Her teklifin aynı satırını yan yana yazdığınız tek bir tablo, farkın nereden geldiğini herkesin görmesini sağlar. Tablonun nasıl okunacağını ve hangi kırmızı bayraklara bakılacağını çatı teklifi nasıl okunur yazısında anlattık.

Sık yapılan hatalar

• Kapsamı firmaya bırakmak. Her firma farklı bir iş fiyatlar, teklifler karşılaştırılamaz.
• Keşifsiz fiyat almak. Fiyat düşük görünür, söküm sonrası ek faturalar gelir.
• Toplantıyı tekliflerin geçerlilik süresinden sonraya koymak. Fiyatlar yeniden açılır.
• Tek bir kat malikinin getirdiği ustayı karşılaştırmasız seçmek. Sonradan çıkacak itirazların en yaygın nedeni budur.

Sonraki adım

Teklifler tabloya girdikten sonra sıra kurul kararında. Toplantı duyurusu ve karar metni örneği yönetici dosyasında; toplantının nasıl yönetileceği ise karar ve aidat bütçesi rehberinde.

Bizden de teklif isterseniz keşifte çatı arasına girer, fotoğraflı durum raporu hazırlar ve kurula sunulabilecek kalem kalem bir teklif veririz. Ücretsiz keşif isteyin.